Was ist eigentlich Microsoft Word?

Sobald es um eine Bearbeitung von Texten auf einem Computer geht, kommt man um ein Programm nicht vorbei: Die Sprache ist von Microsoft Word. Mit dem Marktanteil von sage und schreibe 85 % gehört Word zu dem meistgenutzten Textverarbeitungstool in inländischen Unternehmen, wie eine wichtige Studie aus 2020 ergab. Wie kommt dieser außergewöhnlich hohe Anteil zustande? Nun, um dies kurzzufassen:

Microsoft Word ist eben gut. Die Software war, als sie Anfang der 90er rauskam, revolutionär und wurde seitdem beständig weiterentwickelt und an die Belange der Nutzer angeglichen. Trotz verschiedener Computersoftware-Alternativlösungen auf dem Markt kann bis dato keinerlei Konkurrenz-Angebot Word den Rang abnehmen. Doch was ist das Erfolgsgeheimnis von Microsoft Word? Was genau macht dieses Computerprogramm so beliebt?

Die Software Word aus dem Hause Microsoft ist ein Textprogramm plus Element des Microsoft-Office-Pakets. Word ist sowohl für Windows als auch für macOS verfügbar. Über die Tatsache hinaus gibt es auch mobile Apps für Android, iOS und Windows Phone.

Nahezu immer, sobald es um Text geht, welcher auf dem PC in einer Form abgespeichert oder bearbeitet werden möchte, ist Word die richtige Wahl. Die Einsatzmöglichkeiten sind daher groß und langen vom privaten bis in den beruflichen Bereich: Von der Produktion von Zeitschriften über Prospekte, Einladungen, Briefe und Imagebroschüren ist mit Word alles ausführbar.

Um all diesen Veröffentlichungen einen einzigartigen Anstrich geben zu können, lassen sich Texte in Word vielfältig arrangieren: Soll das Verfasste linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder etwa im Blocksatz stehen? Wie groß sollen die Buchstaben sein und welche Schrift soll eingesetzt werden? In welcher Größe sollen die Rhythmen zum Rand sein? Word-Dokumente lassen sich strukturiert gliedern, man kann dazu passend Inhaltsverzeichnisse erstellen sowie Bilder einfügen – all das, und noch etliche Einstellungen mehr, lassen Schriftstücke in den unterschiedlichsten Versionen entstehen.

Microsoft Word: Wie alles begann …

Der Begriff WYSIWYG hat durch Word globale Bekanntheit erhalten. Sicherlich meint nun manch einer: Wysi-was?! – WYSIWYG ist ein Akronym, welches in der IT für einen Grundgedanken „What You See Is What You Get“ steht. In anderen Worten: Das, was man in Word wahrnimmt, bekommt man am Schluss auch als Ergebnis raus, sobald man dieses druckt oder als nicht veränderbares PDF-Dokument abspeichert. Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Eine solche Form der Echtzeitdarstellung war früher, als Microsoft Word auf dem Markt erschien, bis dato ganz und gar revolutionär. Aus aktueller Sichtweise mag es abwegig klingen, aber: Im Jahr 1989, als eine erste Windows-Version bekannt wurde, stießen viele Rechner wegen der WYSIWYG-Methode an ihre Leistungsgrenzen. Dementsprechend war die Auswahl an Schriftrichtungen etc. in Word auch noch wesentlich eingeschränkter, im Vergleich zu heute.

Unterschiedliche Formatierungen ausprobieren? Ging bis dato bloß durch Drucken sowie Nebeneinanderlegen der verschiedenen Druckergebnisse. Das Endresultat schon live auf dem Bildschirm während des Entstehungsprozesses erblicken zu können, war also zu Beginn der 90er absolut neuartig und eine Steigerung im Bereich Usability – also im Bereich Nutzerfreundlichkeit sowie Gebrauchstauglichkeit einer Computersoftware.

Übrigens: Angesichts der tollen Erfolgsgeschichte des Stücks Computersoftware hat Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a gestiftet. Dieser Code befindet sich in Obhut des Computer History Museums, wo dieser seit 2014 für wissenschaftliche Zwecke zum Download bereitsteht.

Welche Funktionen stecken in Microsoft Word?

Seit vielen Jahren gehört Microsoft Word zum Standard-Repertoire in fast jeder Einrichtung und auf nahezu jedem privaten Computer – solange logischerweise gewiss kein Mac im Einsatz ist (doch auch für macOS gibt es übrigens inzwischen eine vollumfängliche Word-Version). Mit Word lassen sich Dokumente formatieren und mit individuellen Designs versehen, das wissen wir schon – doch was steckt zusätzlich in der Computersoftware, dass diese so erfolgreich ist?

Eins der mächtigsten Werkzeuge in Word ist die umfassende Rechtschreib- sowie Grammatikprüfung. Sobald man sich verschreibt, wird das als falsch erkannte Wort rot unterstrichen. Per Rechtsklick kann in Sekundenschnelle das richtige Wort ausgewählt werden – leichter geht’s nicht! Word berücksichtigt hier aber nicht nur die Orthografie, sondern auch Satzstruktur, Groß- sowie Kleinschreibung sowie Interpunktion. Sehr hilfreich und für eine große Anzahl Anwender eins der wertvollsten Tools im Umgang mit geschriebenem Text.

Ebenso eine absolute Arbeitserleichterung bei der Arbeit an Texten, insbesondere im Team: Eine „Änderungen nachverfolgen“-Eigenschaft. Einmal über Überprüfen > Änderungen nachverfolgen aktiviert, werden sämtliche Anpassungen, welche an dem Text getan werden, automatisch in Word durchschaubar protokolliert. Gepaart mit einer Kommentar-Funktion (Überprüfen > Neuer Kommentar) hat man damit das perfekte Handwerkszeug, um gemeinsam an Texten zu arbeiten. Ebenso sind diese beiden Werkzeuge ideal geeignet, um die textlichen Werke weiterer Personen Korrektur zu lesen oder auch ihnen Feedback zu geben. Mit ebenjenen neuen, sogenannten „Modernen Kommentaren“ hat Microsoft jene viel genutzten Word-Features sogar noch leistungsfähiger an die Bedürfnisse der Anwender angepasst: Anmerkungen sind von nun an noch überschaubarer nach Versender untergliedert und lassen sich in Threads zusammenschließen. Schreibt man an einem solchen in der Cloud eingelagerten Dokument, können in den neuartigen Kommentaren via @mention Personen direkt in einer Anmerkung genannt werden und man kann Teilnehmern aus dem Word-Dokument heraus Aufgaben zuweisen – super schlau!
 

Tipps & Tricks: So lässt es sich besser arbeiten mit Word

Da dermaßen viele Menschen jeden Tag mit Word tätig sind, ist es Zeit für einige Tricks, die uns im Office-Tagesgeschäft mit dem Textprogramm viel Zeit sparen können. Hier kommen deshalb sechs absolut spitzenmäßige Word-Tipps, welche jeder Nutzer kennen sollte:

1. Vorlagen nutzen: Microsoft stellt eine Menge Vorlagen für Word kostenfrei zur Auswahl: Aus mehr als 40 Kategorien kann man von CVs, Kalendern, Plakaten, Faltblättern, Broschüren, Einladungen, Business Plänen sowie vielen weiteren Design-Vorlagen aussuchen, die einem jede Menge Arbeit sparen.
   
2. Zeit sparen durch Tastenkürzel: STRG + C und STRG + V für Kopieren und Einfügen kennt mit Gewissheit jeder. Aber was ist mit STRG + S im Zusammenhang mit Speichern? Oder wissen Sie, dass Sie mit Markern eines Absatzes und STRG + L den Text linkszentriert platzieren, während der Text durch STRG + R rechtsbündig wird? Einen Zeilenabstand von 1,5 schaffen geht ebenfalls recht schnell und einfach über STRG + 5. Und wer die vorherige Handlung rückgängig machen möchte, drückt einfach STRG + Z. Kurzum: Shortcuts ersparen, sinnvoll eingesetzt, extrem viel Zeit. Die Übersicht aller zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen in Word ist hier zu finden.
   
3. Formatvorlagen individualisieren: Gerade im Unternehmensumfeld, wo ein gewisses Corporate Design eingehalten werden sollte, bieten sich Formatvorlagen an, um Dokumenten einen homogenen Anstrich zu geben. Einmalig in der Formatvorlage definiert, ist beispielsweise die Hauptüberschrift komplett selbstständig in Verdana 24 Pt. mit dem Abstand von 20 Pt. nach unten, während der Fließtext 12 Pt. zeigt und im Blocksatz repräsentiert ist. Formatvorlagen sind bei einer Erstellung von akademischen Arbeiten ein absolutes Muss, damit beispielsweise das Inhaltsverzeichnis korrekt erstellt wird, aber ebenso im Businessumfeld eine klare Empfehlung, um ein durchgängiges Äußeres zu gewährleisten und gründlich strukturierte Dokumente zu bekommen.
   
4. Blindtext einfügen: Wer allerhand mit Word entwickelt, der wird auch mehrfach unterschiedliche Formatierungen ausprobieren, um mit dem Layout zu hantieren. Wie jeder weiß, das Auge sieht selbstverständlich mit. Um unterschiedliche Formate zu testen, ist es förderlich, Textabsätze mit Blindtext, folglich bedeutungslosem Text mit wahllosem Kerngehalt, einzufügen. In Word kann man das super einfach sowie flink umsetzen, insofern man Folgendes am Anfang einer frischen Textzeile eintippt wie auch Enter drückt: =rand(2,3) – Die erste Zahl steht im Zuge dessen für die Menge der Absätze; ein Ergebnis zwischen 2 bis 5 sollte also für die der Mehrheit der Fälle passend sein. Der zweite Wert gibt die Anzahl der Sätze an, welche im Textabsatz inkludiert sein sollen; für sehr kleine Absätze eignen sich demnach Werte zwischen 2 bis 4, für etwas längere Textabsätze wählt man dort 5 oder mehr.
5. Cursor-Position merken: Eine Eigenschaft, welche besonders bei der Arbeit an mehrseitigen Dokumenten enorm hilft, ist das Merken der letzten Cursor-Lage. Word sichert ganz automatisch die vergangenen vier Cursor-Standorte mit – ohne, dass man was dafür tun braucht. Man sollte nur wissen, wie man sie aufrufen kann: Dazu Shift plus F5 pressen. So lassen sich die letzten vier Bearbeitungsstellen im Dokument in Sekundenschnelle finden.
   
6. Speichern, speichern & nochmal speichern: Wer häufig mit Word arbeitet, wird das Szenario eventuell auch schon einmal erlebt haben: Zig Seiten Text sind bereits geschrieben und gerade an diesem Punkt hängt sich der Computer auf oder der Akku vom Laptop ist leer. Dokument abgespeichert? Leider nicht. Deshalb generell der Tipp: In regelmäßigen Abständen speichern! Und da die meisten über den Zeitraum gestreut mehrere Word-Dokumente öffnen, final noch ein Hinweis, wie man sämtliche geöffneten Word-Dokumente zum Arbeitsende hin auf einmal speichern kann: Shift-Taste drücken, auf „Datei“ klicken sowie „Alles speichern“ auswählen. Alle zumachen geht übrigens ebenso smart: Shift gepresst halten > Datei > Alles Schließen. Na dann: Schönen Feierabend!

Selbstverständlich ist abschließend zusätzlich anzumerken, dass Word logischerweise nicht das alleinige Textprogrammn ist, welches es gibt: Alternativen sind zum Beispiel Pages von Apple und Textmaker aus der Softmaker-Office-Suite – die einzige Computersoftware dieser Art aus Deutschland. Noch mehr Word-Alternativen sind das kostenlose Programm OpenOffice Writer von Apache sowie der quelloffene LibreOffice Writer sowie LaTeX, welches jedoch im Gegensatz zu Word nicht über ein WYSIWYG-Prinzip verfügt und daher deutlich komplexer in der Handhabung ist.

Möchten auch Sie mit Microsoft Word Ihren Arbeitnehmern zu mehr Produktivität verhelfen, so kommen Sie sehr gerne auf uns zu.

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